Events & Experiences
Veranstaltungen konzipieren, steuern und weiterentwickeln.
Sie beauftragen uns mit dem Konzept, der Gesamtsteuerung, einzelnen Aufgaben oder der Analyse einer bestehenden Veranstaltung. Den Umfang legen wir gemeinsam fest.
Für Gemeinden, Tourismusorganisationen, Verbände, Unternehmen und Veranstalter.
Ausgangssituation
Wo stehen Sie gerade?
Wir steigen dort ein, wo Sie Unterstützung brauchen.
Sie haben eine Idee.
Wir entwickeln daraus ein umsetzbares Konzept mit Zielgruppe, Ort, Programm, Budgetrahmen und Finanzierungsmodell.
Sie haben bereits eine Veranstaltung.
Wir analysieren Organisation, Abläufe, Kosten und Programm und priorisieren Verbesserungen.
Sie brauchen operative Unterstützung.
Wir übernehmen klar abgegrenzte Aufgaben – etwa die Koordination von Ausstellern und Dienstleistern, die Produktion oder die Ablaufplanung.
Sie suchen einen Partner für das ganze Projekt.
Wir steuern Planung und Umsetzung im vereinbarten Umfang.
Sie möchten einen Ort oder eine Destination beleben.
Wir entwickeln Veranstaltungsformate, die zu Ort, Saison und wirtschaftlichen Zielen passen.
Vertiefung
Drei Wege, je nach Auftrag
Public & Destination Events
Für Verwaltungen, Tourismusorganisationen und Unternehmergemeinschaften: Weihnachtsmärkte, Stadtfeste, saisonale Programme und Festivals.
Ergebnis: Veranstaltungskonzept, Budget- und Terminstruktur, Partnerübersicht und vereinbarte Betreuung.
Eventmanagement und operative Unterstützung
Gesamtsteuerung, Unterstützung bei Teilaufgaben oder technische Koordination mit Fachunternehmen.
Ergebnis: Projekt-, Zeit- und Budgetplan, Dienstleisterkoordination, Ablaufplan und Abschlussbericht.
Event-Consulting
Analyse einer bestehenden Veranstaltung: Konzept, Organisation, Besucherführung, Wirtschaftlichkeit und Partner.
Ergebnis: Analyse und priorisierter Maßnahmenplan mit nächsten Schritten.
Konzeption
Neue Formate und eigene Konzepte
Konzeptentwicklung
Von der Idee zum umsetzbaren Veranstaltungskonzept – mit Machbarkeitsprüfung, Budgetrahmen und Sponsoring- bzw. Partnermodell. Umsetzen können Sie das Konzept selbst, mit anderen Partnern oder mit uns.
Ergebnis: Konzeptpapier mit Programmentwurf, Flächenkonzept, Budgetrahmen und Partnermodell.
Eigene VACANTO-Formate (in Entwicklung)
Wir entwickeln eigene, wiederholbare Veranstaltungsformate, die wir selbst oder gemeinsam mit Destinationen und Partnern umsetzen können.
Ablauf
Ablauf und Ergebnisse in Kürze
Der genaue Ablauf richtet sich nach dem Auftrag. Alle Phasen mit Abstimmungspunkten finden Sie auf der Seite „Arbeitsweise“.
- Schritt 1Analyse und Konzept
Ziele, Zielgruppe, Ort und Rahmenbedingungen klären; Format entwickeln.
Ergebnis: Konzept mit Programmentwurf und Budgetrahmen
- Schritt 2Planung
Zeitplan, Budget, Flächen und Infrastruktur, Partner sowie Genehmigungsfahrplan mit den Fachleuten.
Ergebnis: Projekt-, Budget- und Flächenplan
- Schritt 3Umsetzung
Dienstleister, Aussteller und Programm koordinieren, Kommunikation begleiten, Betreuung vor Ort im vereinbarten Umfang.
Ergebnis: Ablaufplan und abgestimmte Produktion
- Schritt 4Auswertung
Erfahrungen, Kosten und Rückmeldungen auswerten.
Ergebnis: Abschlussbericht mit Empfehlungen für die nächste Ausgabe
Zuständigkeiten
Wer wofür verantwortlich ist
Den Umfang jedes Auftrags legen wir schriftlich fest. Grundsätzlich gilt:
VACANTO
Konzept, Planung, Koordination und Steuerung im vereinbarten Umfang; Vorbereitung von Unterlagen, wenn beauftragt.
Fachunternehmen und Fachleute
Technische Leistungen und Bescheinigungen sowie Sicherheitskonzepte durch befugte Fachleute.
Veranstalter und zuständige Stellen
Veranstalterrolle und Anträge; Genehmigungen erteilen ausschließlich die zuständigen Behörden.
Erfahrung
Einsatzfelder
Diese Arten von Veranstaltungen und Aufträgen betreuen wir.
- Weihnachtsmärkte und saisonale Programme
- Stadtfeste und Themenveranstaltungen
- Touristische Festivals und kulinarische Veranstaltungen
- Themen- und Lifestyle-Wochenenden
- Analyse und Neuausrichtung bestehender Veranstaltungen
Projekte für Auftraggeber veröffentlichen wir nur mit deren Zustimmung. Referenzen nennen wir Ihnen gern auf Anfrage.
Veranstaltungen
Milano Marittima - Christmas Boulevard 2026/2027
Weihnachten am Meer am Viale Gramsci: Lichter, Genüsse und Begegnungen – organisiert von VACANTO in Zusammenarbeit mit der Comune di Cervia. Geplanter Zeitraum: 28.11.2026 – 10.01.2027 (vorbehaltlich finaler Bestätigung).
Häufige Fragen
Häufige Fragen
Sie planen eine Veranstaltung?
Schildern Sie uns kurz den Stand – wir sagen Ihnen, wie wir Sie unterstützen können.