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VACANTO – Startseite

Arbeitsweise

So arbeiten wir.

Ein gemeinsamer Rahmen für alle drei Geschäftsfelder: Jede Phase endet mit einem Arbeitsergebnis und einer Entscheidung, die Sie treffen. Zuständigkeiten legen wir vorab schriftlich fest.

Projekt besprechenZuständigkeiten

Rahmen

Fünf Phasen, ein Rahmen

Die Phasen gelten für Veranstaltungen, Tourismusprojekte und Digitalprojekte gleichermaßen.

  1. Schritt 1

    Analyse

    Ziele, Zielgruppen, Ausgangslage, Rahmenbedingungen und Beteiligte klären.

    ErgebnisZusammenfassung der Ausgangslage und Projektumfang

    Ihre EntscheidungZiele und Umfang bestätigen

  2. Schritt 2

    Konzept

    Format, Angebot oder Funktionen entwickeln; Budgetrahmen und Modell der Zusammenarbeit festlegen.

    ErgebnisKonzept mit Budgetrahmen

    Ihre EntscheidungKonzept und Budgetrahmen freigeben

  3. Schritt 3

    Planung

    Zeitplan, Budget, Partner, Ressourcen und – bei Veranstaltungen – Genehmigungsfahrplan mit Fachleuten.

    ErgebnisProjekt-, Zeit- und Budgetplan mit Zuständigkeitsübersicht

    Ihre EntscheidungPlanung, Partner und Beauftragungen freigeben

  4. Schritt 4

    Umsetzung

    Koordination der Beteiligten, Produktion bzw. Entwicklung, Kommunikation.

    ErgebnisAbgestimmte Produktion bzw. getestete Anwendung

    Ihre EntscheidungWesentliche Zwischenstände abnehmen

  5. Schritt 5

    Betrieb und Auswertung

    Durchführung oder laufender Betrieb, anschließend Auswertung.

    ErgebnisAbschlussbericht bzw. Betriebs- und Auswertungsberichte

    Ihre EntscheidungÜber die nächste Ausgabe oder die Weiterentwicklung entscheiden

Abläufe

Drei Geschäftsfelder, drei kurze Abläufe

Events

  1. Ziele, Ort, Saison und Beteiligte klären
  2. Format, Programm und Budgetrahmen entwickeln
  3. Zeit-, Flächen- und Infrastrukturplan; Genehmigungsfahrplan mit Fachleuten
  4. Dienstleister, Aussteller und Programm koordinieren
  5. Betreuung vor Ort im vereinbarten Umfang
  6. Abschlussbericht mit Empfehlungen
Eventleistungen

Tourismus

  1. Angebot, Zielgruppen und Wettbewerb analysieren
  2. Lokale Akteure einbinden: Verwaltung, Betriebe, Verbände
  3. Positionierung, Erlebnisse und Angebote entwickeln
  4. Kooperationsmodell mit den Anbietern festlegen
  5. Umsetzungs- und Vermarktungsplan
  6. Auswertung und Weiterentwicklung
Tourismus und Destinationen

Digital

  1. Ziele, Nutzer und Abläufe erfassen
  2. Funktionskonzept, UX und Prototyp
  3. Entwicklung in Etappen
  4. Tests und Abnahme
  5. Launch und Einweisung
  6. Betrieb, Aktualisierung und Auswertung
Digitale Lösungen

Zuständigkeiten

Wer was verantwortet

Bei Veranstaltungen ist die Abgrenzung besonders wichtig. Für Tourismus- und Digitalprojekte legen wir die Zuständigkeiten ebenso im Angebot fest.

VACANTO

  • Konzept, Programm und Projektsteuerung
  • Zeitplan, Budget und Koordination
  • Auswahl und Koordination von Dienstleistern, Ausstellern und Künstlern
  • Vorbereitung von Unterlagen, wenn beauftragt
  • Kommunikation und operative Steuerung vor Ort

Fachunternehmen und Fachleute

  • Bühne, Ton, Licht, Energie und temporäre Strukturen
  • Technische Bescheinigungen und Erklärungen
  • Sicherheitskonzepte (Safety & Security) durch befugte Fachleute
  • Sicherheits-, Reinigungs- und Logistikdienste

Veranstalter und zuständige Stellen

  • Veranstalterrolle und Genehmigungsanträge
  • Erteilung von Genehmigungen und Stellungnahmen durch die Behörden
  • Freigabe von Konzept, Budget und Programm

Wir koordinieren Dienstleister und Fachunternehmen und begleiten die Abstimmung mit den zuständigen Stellen. Genehmigungen und technische Bescheinigungen verbleiben nach den gesetzlichen Vorgaben bei den befugten Fachleuten und den Veranstaltern.

Zusammenarbeit

Formen der Zusammenarbeit

Das Modell richtet sich danach, wie viel Verantwortung Sie uns übertragen möchten.

  • Konzeptauftrag

    Sie haben eine Idee: Wir entwickeln sie zu einem umsetzbaren Konzept mit Budget und Finanzierungsmodell.

  • Gesamtsteuerung

    Sie übertragen uns die Steuerung des Projekts im vereinbarten Umfang.

  • Modulare Unterstützung

    Wir übernehmen definierte Aufgaben, etwa die Koordination von Ausstellern und Dienstleistern, die Produktion oder die Betreuung vor Ort.

  • Analyse und Beratung

    Wir analysieren ein bestehendes Projekt und liefern einen Maßnahmenplan, auf Wunsch mit Begleitung.

  • Koproduktion

    Wir setzen von VACANTO entwickelte Formate gemeinsam mit Destinationen und Partnern um.

Grundsätze

Was in jedem Projekt gilt

  • Auftragsumfang schriftlich festgelegt
  • Ein fester Ansprechpartner für die gesamte Projektdauer
  • Gemeinsamer, laufend aktualisierter Zeit- und Budgetplan
  • Befugte Fachunternehmen und Fachleute für Spezialaufgaben
  • Transparente Kommunikation mit Auftraggebern und Behörden
  • Abschlussbericht mit Empfehlungen

Projekte für Auftraggeber veröffentlichen wir nur mit deren Zustimmung. Referenzen nennen wir Ihnen gern auf Anfrage.

Sie haben ein Vorhaben?

Sprechen wir darüber – wir schlagen Ihnen die passende Form der Zusammenarbeit vor.

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